Zasady odpowiedzialności osób zarządzających flotą samochodową w firmach są uzależnione przede wszystkim od podstawy ich zatrudnienia. Inaczej odpowiadają menedżerowie zatrudnieni na podstawie umów o pracę, a inaczej ci zarządzający flotą na podstawie kontraktu menedżerskiego (umowy cywilnoprawnej).

Podstawowym zadaniem osób zarządzających flotą samochodową w firmie jest sprawne administrowanie pojazdami, tak aby były one wykorzystywane w sposób optymalny przy najmniejszym zużyciu technicznym. Łatwo wyobrazić sobie możliwe błędy, jakie mogą przytrafić się przy tak odpowiedzialnym zadaniu (np. przeoczenie obowiązkowych badań technicznych pojazdu, wypuszczenie w trasę niesprawnego technicznie pojazdu, wygaśnięcie ubezpieczenia AC itd.). Przy takich błędach firma może ponieść spore straty, dlatego też tak ważny jest dobór odpowiednich osób i określenie zasad ich odpowiedzialności za ewentualne błędy.

Umowa o pracę

Osoby zarządzające flotami samochodowymi w firmach na podstawie umowy o pracę ponoszą odpowiedzialność określoną przede wszystkim w kodeksie pracy. Menedżer nienależycie wykonujący swoje obowiązki może więc zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej, może też odpowiadać materialnie za wyrządzone szkody albo w przypadku zaistnienia określonych przesłanek pracodawca może nawet rozwiązać z nim umowę o pracę.

Obowiązek dbałości o mienie

Jednym z podstawowych obowiązków pracowniczych jest obowiązek dbałości o dobro pracodawcy. Jego szczególnym przejawem jest obowiązek ochrony mienia zakładu pracy. Oznacza to, że osoby zarządzające flotą samochodową mają obowiązek podejmować wszystkie niezbędne czynności, które mają na celu utrzymanie floty samochodowej w należytym stanie.

Zgodnie z przepisami kodeksu pracy pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swojej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną. Pracownik ponosi odpowiedzialność wyłącznie w granicach rzeczywistej straty i tylko za normalne następstwa swojego działania lub zaniechania. To zawsze pracodawca, pociągając pracownika do odpowiedzialności, musi wykazać wszystkie okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość powstałej szkody.

Menedżer nie ponosi odpowiedzialności za szkodę w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do jej powstania. Menedżer nie będzie więc odpowiadał za szkodę wyrządzoną wyłącznie przez osobę kierującą pojazdem, chyba że przez swoje zaniedbanie doprowadził do powstania szkody (np. nakazał prowadzić niesprawne auto albo nie zlecił wymiany na czas opon, wskutek czego doszło do wypadku). Zarządca nie ponosi też ryzyka związanego z działalnością pracodawcy, w szczególności nie odpowiada za szkodę wynikłą w związku z działaniem w granicach dopuszczalnego ryzyka.

Tylko trzy pensje

Co istotne, odszkodowanie nie może przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia danej osoby. Jedynie jeżeli szkoda została wyrządzona z winy umyślnej (co jednak trudno sobie wyobrazić), wówczas pracownik odpowiada bez żadnych ograniczeń kwotowych.

Osoby zarządzające flotami samochodowymi w firmach jedynie wyjątkowo mogą odpowiadać materialnie za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się. Istotą tej odpowiedzialności jest bowiem „powierzenie” mienia, tymczasem osoby zarządzające flotami samochodowymi nie dysponują przecież bezpośrednio pojazdami, które są kierowane przez inne osoby (np. innych pracowników, przedstawicieli handlowych itp.).

Kontrakt menedżerski

Osoby zarządzające flotami samochodowymi na podstawie umów cywilnoprawnych ponoszą odpowiedzialność na zupełnie innych zasadach niż pracownicy. Odpowiedzialność ta nie jest w żaden sposób ograniczona kwotowo, obowiązuje też domniemanie, że to menedżer ponosi odpowiedzialność za niewykonanie bądź nienależyte wykonanie umowy.

Podpisując umowę cywilnoprawną, osoba zarządzająca flotą samochodową w firmie powinna zadbać przede wszystkim o to, żeby w umowie przewidziano dokładny zakres jej obowiązków oraz odpowiedzialności. Jedynie bowiem niewykonanie konkretnego postanowienia umownego może narażać menedżera na zarzut nienależytego wykonania umowy.

Jak zadbać o interes firmy powierzając pojazd kierowcy

Bardzo ważne jest sporządzenie protokołu przekazania pojazdu, z którego będzie jasno wynikało, jaki konkretnie pojazd jest przekazywany kierowcy, w jakim stanie technicznym aktualnie się znajduje, w jakim stanie są opony, ile paliwa znajduje się w baku, ile kilometrów wskazuje licznik itp. Ważne jest również aby dokładnie określić jakie dokumenty są przekazywane kierowcy. Trzeba wziąć bowiem pod uwagę wszystkie możliwe zdarzenia dotyczące pojazdu, jak np. kradzież bądź wypadek.

W samych umowach zawieranych z osobami kierującymi pojazdami w firmie warto szczegółowo opisać, jakie dokładnie obowiązki ciążą na kierowcy. Warto więc wskazać kto jest odpowiedzialny za terminowe wykonywanie badań technicznych, kto ma pamiętać o wykupieniu winiety, przedłużeniu ubezpieczenia AC, a nawet gdzie należy parkować pojazd albo na których stacjach benzynowych należy kupować paliwo. W przypadku posługiwania się kartami flotowymi warto szczegółowo opisać zasady ich używania przez pracowników, dzięki czemu unikniemy wątpliwości dotyczących np. rozliczania wydatków prywatnych zapłaconych kartami firmowymi.

Data dodania: 2011-07-19